Acest format este unul testat care poate fi folosit și ca punct de plecare pentru propria ta formulă de întâlnire. Aceasta este doar o sugestie legată de cum pot fi organizate rolurile. Dacă ești începător în a conduce un club Agora, te sfătuim să începi cu acest format până când capeți experiență. În această secțiune, se explică doar ordinea generală și duratele propuse, dar nu se oferă detalii despre cum funcționează fiecare rol. Aceste informații pot fi obținute în capitolul "Rolurile Întâlnirilor de Club". Formatul întâlnirii practic este același indiferent dacă întâlnirea este fizică sau online. Înainte de Întâlnire Gazda Întâlnirii ar trebui să ajungă înainte de ora de începere a întâlnirii. Trebuie să: Pregătească locația: mese, scaune, pupitru, locația simbolurilor de club și Agora etc. Pregătească mijloacele pe care le va folosi Cronometrul pentru a semnala timpul (cronometru, „luminile” colorate pentru semnalizare etc) Tipărească agenda Dacă se aplică, să verifice luminile, sistemul de sunet, și echipamentul de proiectare pentru a funcționa corect. Dacă clubul are echipament de înregistrare, să îl pregătească pentru a începe înregistrarea. Pentru întâlnirile online, Gazda ar trebui să lanseze întâlnirea cu cel puțin 15 minute înainte de ora de start. Unele cluburi folosesc un format liber pentru secțiunea de „socializare”, care poate dura până la 30 de minute înainte de întâlnire și până la multe ore după. Materiale necesare Întâlniri fizice Pentru o întâlnire fizică, vei avea nevoie cel puțin de aceste materiale: Un cronometru pentru a temporiza discursurile O metodă de a semnala limitele de timp pentru vorbitor. Asta se face prin indicatoare verde, galben și roșu. Poți folosi lumini sau doar bucăți de hârtie colorată. Formulare de feedback pentru public. Toți membrii publicului (chiar și invitații) pot oferi evaluările lor pentru oricare vorbitor prin aceste formulare de feedback. Poți personaliza formularele pentru feedback, ca mai jos, de pe portalul de Branding (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). Poți folosi și formatul oferit, sau să îți creezi tu unul. Pixuri pentru public și (mai ales) pentru Cronometru și Gramatician Agenda întâlnirii tipărită Cuvântul Zilei, tipărit pe o pagină sau două cu litere mari, astfel încât să poată fi văzut de vorbitori și de public de la distanță Coli de hârtie (sau mai bine formulare) pentru Gramatician, Cronometru, și Contorul Cuvintelor de Umplutură. Întâlniri online Pentru întâlnirile online, este bine să ai la îndemână următoarele linkuri și materiale, în caz că deținătorii rolurilor le-au uitat: Linkuri către Backgrounduri Zoom pe care le poate folosi Cronometrul Linkuri către Creatorul de Materiale pentru ca Gramaticianul și Cronometrul să poată genera formularele lor și backgroundul Versiuni PDF pre-generate pentru Fișele de Evaluare pentru fiecare proiect și rol (ele pot fi generate automat de pe pagina fiecărui rol și proiect) Versiuni PDF pre-generate pentru Formularul General de Feedback pe care îl pot folosi membrii care nu sunt evaluatori pentru a oferi feedback vorbitorilor. Întâlnirea Partea I - Introducerea 1. De obicei, Gazda Întâlnirii liniștește publicul și descide întâlnirea, le urează bun venit tuturor, și apoi oferă o introducere scurtă pentru persoana care îndeplinește rolul de lider al întâlnirii în acea zi și îi oferă cuvântul. 2. Liderul Întâlnirii le urează bun venit tuturor. În acest moment, Liderul Întâlnirii poate face câteva lucruri inspirate: Să le amintească tuturor să își închidă telefoanele. Pentru Întâlnirile online, în afară de asta, să îi roage să închidă orice sursă potențială de întreruperi și să închidă ușa camerei în care se află. Să le amintească tuturor să nu se plimbe prin încăpere când se prezintă un discurs. Pentru întâlnirile Online, să le amintească tuturor că siguranța și respectul trebuie respectate mereu. Asta înseamnă că nimeni nu ar trebui să conducă sau să facă alte activități periculoase în timpul întâlnirii. Toți ar trebui să fie îmbrăcați potrivit și, în cele din urmă, toți ar trebui să aibă camerele pornite pe toată durata. Dacă sunt invitați, să ofere o prezentare generală pentru Agora Speakers International și club, obiectivul, misiunea, cu ce ne ocupăm și în ce mod. Un aspect care merită explicat mereu pentru invitați este că întâlnirea nu este una în care toți vorbesc când vor ci că urmează o agendă, iar oamenii îndeplinesc roluri specifice pentru care s-au oferit voluntari în prealabil. Acest lucru ajută invitații să scape de idei greșite cu privire la întâlnirile Agora. Întâlnirea este împărțită în diferite secțiuni, cu diferite persoane care se ocupă de fiecare secțiune. Rolurile și secțiunile au obiective specifice care sunt explicate în detaliu în materialele online. Rolurile sunt voluntare, și oricine se poate înscrie pentru un rol. Rolurile se schimbă la fiecare întâlnire - liderul întâlnirii de azi este o persoanăl, iar la următoarea va fi altcineva. Toată lumea este evaluată pentru ca toată lumea să poată progresa și învăța. Uneori ajută și să subliniezi aceste aspecte pe durata introducerii. Dacă sunt prezenți invitați, este o bună ocazie de a-i ruga să se ridice și să se prezinte publicului. De obicei, Liderul Întâlnirii poate pune o întrebare simplă precum „De unde știi despre noi?” sau „Ce te-a adus aici?” etc. Unii invitați confundă invitația de a se prezenta cu un imbold de a susține un discurs spontant de 20 de minute. Liderul Întâlnirii trebuie să întrerupă rapid un astfel de discurs pentru a nu afecta întreaga întâlnire. Partea II - Echipa de Evaluare 3. Liderul Întâlnirii oferă cuvântul Cronometrului pentru 1-2 min, care își explică rolul, de ce este importantă cronometrarea și cum funcționează semnalele lui. 4. Liderul Întâlnirii oferă cuvântul Gramaticianului pentru 1-2 min, care își explică rolul și ceea ce va urmări el. 5. Liderul Întâlnirii oferă cuvântul Contorului Cuvinetelor de Umplutură pentru 1-2 min, care își explică rolul, importanța nefolosirii cuvintelor de umplutură și dă niște exemple. La unele întâlniri, Gramaticianul și Contorul Cuvintelor de Umplutură sunt roluri îndeplinite de aceeași persoană. Unul dintre ei poate prezenta și Cuvântul Zilei. Obiectivul Cuvântului Zilei este să pregătească oamenii să fie flexibili atunci când vorbesc și să se adapteze la schimbări în loc să învețe discursuri ca pe poezii. Partea III- Proiecte 6. Pentru fiecare Proiect, Liderul Întâlnirii: Solicită ca Evaluatorul Discursului să explice obiectivele discursului Solicită ca Vorbitorul să prezinte discursul Oferă publicului circa 1-2 minute pentru ca toți să poată nota feedbackul pentru vorbitor. Se recomandă ca proiectele să fie ordonate în ordinea crescătoare a dificultății pentru a evita ca vorbitor bine pregătit să se prezinte în fața unuia începător. 7. După ce se încheie partea de discursuri pregătite, Liderul Întâlnirii oferă cuvântul Maestrului Discursurilor Improvizate, care deschide această secțiune. De obicei, secțiunea durează cam 15 minute, fiecare Discurs Improvizat durând cam 1-2 minute. Acesta este un moment bun pentru a lua o scurtă pauză dacă clubul are acest obicei, pentru că oferă mai mult timp pentru evaluatori să își termine de făcut evaluările. Unele cluburi votează cel mai bun vorbitor și cel mai bun participant al discursurilor improvizate. Ar fi un moment bun și să îi rogi pe toți să voteze și să le strângi voturile. Dacă există o sesiune de voturi, ar trebui să repeți (și preferabil să notezi într-un loc vizibil) numele vorbitorilor și numele participanților la partea de Discursuri Improvizate. Partea IV - Evaluările Discursurilor 8. După ce se încheie secțiunea de mai sus, Evaluatorul Întâlnirii solicită Evaluatorului Discursurilor să prezinte evaluările sale, fiecare durând cam 3-5 minute. 9. După ce se prezintă Evaluările Discursurilor, Evaluatorul Discursurilor Improvizate preia cuvântul și prezintă raportul său. Această evaluare ar trebui să dureze cam 5-7 minute. 10. Opțional. Dacă clubu tău are un Evaluator al Ascultării, acum ar fi un momentu potrivit pentru acest rol. Partea V - Evaluări Tehnice și Concluzii 11. După ce se încheie secțiunea precedentă, Contorul Cuvintelor de Umplutură, Gramaticianul și Cronometrul prezintă raporturile lor, timp de 1-2 minute fiecare, de obicei în ordinea inversă în care au participat la începutul întâlnirii. 12. În fine, Evaluatorul Întâlnirii prezintă evaluarea sa generală a întâlnirii și a evaluatorilor. Această parte durează de obicei 5-7 minute. 13. Liderul Întâlnirii oferă scena oricui (mai ales funcționarilor clubului) trebuie să facă vreun anunț. Acest moment este unul potrivit pentru ca Liderul Întâlnirii să întrebe invitații despre opiniile lor despre întâlnire, cum s-au simțit etc. 14. Liderul Întâlnirii oferă cuvânt Gazdei Întâlnirii, care încheie întâlnirea.